Для каждого, кто занимается перевозкой грузов или людей, необходим путевой лист.
Что такое путевой лист
Путевой лист — обязательный документ для перевозчика, без которого нельзя отправляться в рейс. Его заполняют перед каждой поездкой, и он остается у водителя на протяжении всего пути следования. В путевом листе указывают показания спидометра, маршрут движения, расход топлива и другие сведения.
Этот документ удостоверяет прохождение автомобилем технического осмотра перед поездкой и медицинского освидетельствования водителя. Для грузовых, пассажирских и специальных перевозок применяются разные формы путевых листов. Все они предназначены для контроля работы транспорта и водителей.
Для кого предназначен и для чего служит путевой лист?
Оформление путевого листа требуется организациям, индивидуальным предпринимателям и самозанятым лицам, использующим транспорт в коммерческих или служебных целях.
После перелёта путевые листы направляют в бухгалтерию для учёта и сохранения. Законом предусмотрено хранение их в течение пяти лет при проведении проверки организации. В отсутствие проверок документы хранятся неограниченное время.
Путевой лист позволяет:
- За documented the car’s condition before the trip.
- внести результаты медосмотров водителя;
- контролировать расход топлива;
- подтверждать законность перевозок;
- рассчитать зарплату водителя.
После завершения рейса путевые листы направляются в бухгалтерию для обработки и сохранности. Законодательство обязывает хранить их не менее пяти лет, с учётом возможности проверок компании в течение этого периода.
Виды путевого листа
Путевые листы бывают различных видов.
- Бумажный. Заполняется шариковой ручкой синего или чёрного цвета. Нельзя использовать карандаш. При обнаружении ошибок в бумажном путевом листе нужно оформить новый бланк, так как исправления запрещены. Все подписи ставятся от руки. Документ должен содержать марку и государственный номер транспортного средства, информацию о водителе, результат медосмотра, маршрут, показания одометра и расход топлива.
- Электронный. Ведение ведется в бухгалтерском ПО, способном обрабатывать электронные таблицы, например, 1С или СБИС. Электронный формат записывает те же сведения, что и бумажный аналог. Информация из электронных путевых листов напрямую передается в бухгалтерские и налоговые системы учета. Основные преимущества электронного формата — отсутствие ошибок при ручном вводе и необходимость хранения только цифровых копий.
Образцы путевого листа в 2025-м
При составлении путевого листа необходимо принимать во внимание вид автотранспорта и специфику перевозки. Внесение записей должно быть выполнено четко, без помарок и исправлениями, обязательно включая дату и время осуществления рейса. Заполнение различается в зависимости от типа транспорта.
Грузовой автомобиль
Путевой лист обязан включать сведения о перемещаемом грузе. При транспортировке обычных грузов необходимо указывать наименование, массу, пункты погрузки и разгрузки. В случае перевозки опасных грузов дополнительно указывают номер аварийной карточки, код экстренных мер, особые условия транспортировки и допуск водителя к перевозке опасных веществ. Для рефрижераторных перевозок фиксируется температурный режим.
Легковой автомобиль
При составлении путевого документа нужно принимать во внимание вид транспорта и содержание перевозки.
При использовании легкового автомобиля для коммерческих целей путевой лист должен содержать марку и номер государственной регистрации автотранспорта, сведения о водителе, точные показания одометра при начале и конце рейса. Требование особого внимания предъявляется к фиксации расхода топлива: вносятся данные о заправках, остатке горючего в баке и общем пробеге за смену.
Автобус
При составлении путевого листа автобуса указывают маршрут с полным перечнем остановок и точным временем прибытия и отправления. В документе содержатся данные о прохождении водителем предрейсового медосмотра. Перед выездом в листе также отмечают исправность дверей, ступеней, поручней и других систем, важных для безопасности пассажиров.
При транспортировке детей к обычным точкам добавляется список учеников с указанием сопровождающих, точное время и места посадки/высадки, а также отметка о прохождении обязательного инструктажа по безопасности. В поездках между городами указывают номер разрешения на перевозку.
Техника для специальных работ (краны, эвакуаторы, машины для строительства).
В документе помимо данных о ТС, водителе, маршруте, расходе топлива и отметке о медосмотрах указывают часы работы оборудования и виды выполненных операций. Для техники с крановыми установками дополнительно фиксируют грузоподъемность и характер грузозахватных операций. Международные перевозки требуют указания номеров таможенных документов.
Кто заполняет путевой лист
Диспетчер или логист предприятия заполняет путевой лист: вносит данные маршрута, задание на рейс, время выезда/возвращения и нормы расхода топлива. Водитель проверяет информацию, подписывает документ и фиксирует фактический пробег и расход ГСМ. Если есть медработник, он отмечает прохождение предрейсового осмотра. При необходимости механик указывает техническое состояние авто. Бухгалтерия принимает и хранит документы. В небольших организациях все функции может выполнять один человек: руководитель, водитель или назначенный сотрудник.
Заполнением путевого листа занимаются обычно диспетчеры или логисты предприятия: вносят информацию о маршруте, задании на рейс, времени выезда и возвращения, а также норму расхода топлива.
Срок действия путевого листа
Путевой лист заполняется каждый рабочий день или перед каждой поездкой автомобиля. Действие документа ограничено одним рабочим днем или сменой водителя. Для междугородних перевозок, длительностью более одного дня, путевой лист оформляется на весь срок рейса, но не более чем на тридцать дней.
Каждый вид транспорта имеет собственные правила.
- Для такси и легковых автомобилей требуется ежедневная регистрация.
- для грузовиков — на каждый рейс;
- Для каждого маршрута автобусов — отдельный листок.
- для спецтехники — на время выполнения работ.
Путевой лист имеет силу лишь на один рейс или рабочую смену. После окончания поездки документ перестаёт быть действительным, а для новой поездки требуется оформленный путевой лист.
Штраф за отсутствие путевого листа
Не наличие путевого листа карается штрафом для всех замешанных в процессе. Водитель может получить предупреждение или штраф в размере 500 рублей по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ. Руководящим работникам (например, бухгалтеру) грозит выплата от 5 до 10 тысяч рублей, а компаниям или индивидуальным предпринимателям — до 30 тысяч рублей.
За отсутствие отметки о медосмотре водитель заплатит 3 тысячи рублей, должностное лицо — 5 тысяч, а компания — 30 тысяч. Аналогичные штрафы предусматриваются за пропуск техосмотра перед рейсом.
Не наличие путевого листа налагает штрафы на всех, участвующих в процессе.
При выявлении допуска водителя к управлению транспортом без прохождения медосмотра перед смену должностное лицо могут оштрафовать на 15-25 тысяч рублей, индивидуальный предприниматель — на 15-25 тысяч рублей, компанию — на 110-130 тысяч рублей.
В течение месяца после вынесенного постановления все штрафы можно оплатить со скидкой двадцать пять процентов.
Авторы
Теги