Путевой лист автомобиля: что это и как его заполнить.

Каждый водитель, занимающийся грузоперевозой или пассажирскими перевозками, обязан иметь путевой лист. Давайте разберемся, зачем необходим этот документ и как его корректно заполнить.

Источник изображения: img.freepik.com

Что такое путевой лист

Путевой лист — обязательный документ, необходимый для выезда перевозчика в рейс. Его составляют перед каждой поездкой, и он сопровождает водителя на всем протяжении маршрута. В путевом листе указывают показания спидометра, точный маршрут движения, расход топлива и другие сведения.

Этот документ подтверждает прохождение автомобилем технического осмотра перед выездом, а водителя — медицинского освидетельствования. Для разных видов перевозок (грузовых, пассажирских, специальных) предусмотрены отдельные формы путевых листов. Все это необходимо для обеспечения прозрачного учета работы транспорта и водителей.

Для кого и с какой целью требуется путевой лист?

Оформление путевых листов необходимо организациям, индивидуальным предпринимателям и самозанятым лицам, использующим транспорт в коммерческих или служебных целях. Это правило установлено Федеральным законом № 259-ФЗ и Налоговым кодексом РФ. Регламент распространяется на весь коммерческий транспорт, независимо от того, перевозит ли он пассажиров или грузы.

После окончания полета путевые листы направляются в бухгалтерию для обработки и сохранения. Законодательство предписывает хранить их пять лет, при условии, что за этот период проводилась проверка компании. В отсутствие проверок документы хранятся бессрочно.

Путевой лист позволяет:

Оценить состояние машины до поездки.
внести результаты медосмотров водителя;
контролировать расход топлива;
подтверждать законность перевозок;
рассчитать зарплату водителя.

Виды путевого листа

Формат путевого листа может варьироваться.

Бумажный. Заполните шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование карандаша запрещено. При обнаружении ошибок в бумажном путевом листе оформьте новый бланк, так как исправления запрещены. Все подписи ставятся от руки. Документ должен содержать марку и государственный номер транспортного средства, информацию о водителе, результат медосмотра, маршрут, показания одометра и расход топлива.
Электронный. Ведется оформление в программе для учета, способной работать с электронными таблицами, например, 1С или СБИС. Электронный формат сохраняет те же сведения, что и бумажный аналог. Информация из электронных путевых листов автоматически передается в бухгалтерские и налоговые системы. Основные плюсы электронного формата — исключение ошибок при ручном вводе и отказ от хранения бумажных документов.

Не пропустите: Самые востребованные подержанные автомобили: цены и рейтинги

Образцы путевого листа в 2025-м

При составлении путевого листа необходимо учитывать вид транспортного средства и суть выполняемых перевозок. Вся информация должна быть записана разборчиво без исправлений, обязательно указывая дату и время рейса. Заполнение для разных видов транспорта имеет свои нюансы.

Грузовой автомобиль

Путевой лист необходимо заполнить информацией о грузе. При транспортировке обычных грузов обязательно указывать наименование, вес и пункты погрузки/разгрузки. При перевозке опасных грузов дополнительно прописывается номер аварийной карточки, код экстренных мер, особые условия транспортировки и допуск водителя к перевозке опасных веществ. Для рефрижераторных перевозок указывается температурный режим.

Легковой автомобиль

Для коммерческого использования легковых автомобилей путевой лист должен содержать марку и государственный номер машины, сведения о водителе, показания одометра при начале и конце поездки. Особое внимание уделяется учету расхода топлива: вносится информация о заправках, остатке горючего в баке и общем пробеге за смену.

Автобус

При составлении путевого листа автобуса указывают маршрут с перечнем остановок, а также точное время прибытия и отправления. В документе отражены сведения о прохождении водителем предрейсового медосмотра. Перед выездом в листе отмечается исправность дверей, ступеней, поручней и других систем, важных для безопасности пассажиров.

Не пропустите: Убытки BMW снизились на треть. В компании довольны результатами

При транспортировке детей к обычным остановкам добавляется список учеников с указанием сопровождающих, точное время и места посадки/высадки, а также отметка о прохождении обязательного инструктажа по безопасности. В междугородних рейсах указывают номер разрешения на перевозку.

Специализированная техника (краны, эвакуаторы, машины для строительства).

В документе на спецтехнику помимо данных о ТС, водителе, маршруте, расходе топлива и отметке о медосмотрах указывают часы работы оборудования и виды выполненных операций. Для техники с крановыми установками дополнительно фиксируют грузоподъемность и характер грузозахватных операций. Международные перевозки требуют указания номеров таможенных документов.

Кто заполняет путевой лист

Диспетчер или логист вносит информацию о маршруте, задании на рейс, времени выезда/возвращения и норме расхода топлива в путевой лист. Водитель проверяет данные, подписывает документ и фиксирует фактические показатели пробега и ГСМ. Медработник (при наличии) отмечает прохождение предрейсового осмотра. Механик указывает техническое состояние авто при необходимости. Бухгалтерия принимает и хранит документы. В небольших организациях все функции может выполнять один человек: руководитель, водитель или назначенный сотрудник.

Срок действия путевого листа

Путевой лист составляется каждый рабочий день или при каждой поездке транспортного средства. Действует документ в течение одного рабочего дня или смены водителя. При междугородних перевозках, занимающих несколько дней, путевой лист оформляется на весь срок поездки, но не более чем на тридцать дней.

Не пропустите: Exeed теперь поддерживает спорткомплекс «Лужники»

Каждый вид транспорта имеет свои собственные правила.

Для таксомоторов и легковых автомобилей нужно оформлять каждый день.
для грузовиков — на каждый рейс;
Для каждого маршрута — отдельный лист.
для спецтехники — на время выполнения работ.

Путевой лист применяется только на одном рейсе или рабочем смене. По окончании поездки документ прекращает своё действие, и для последующего маршрута требуется новый путевой лист.

Штраф за отсутствие путевого листа

Отсутствие путевого листа приводит к штрафам для всех участвующих в процессе лиц. Водитель получит предупреждение или штраф 500 рублей по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ. Служащие (например, бухгалтер) уплатят от 5 до 10 тысяч рублей, а компании или индивидуальные предприниматели — до 30 тысяч рублей.

За отдельные нарушения в путевом листе предусмотрены санкции. Например, за отсутствие отметки о медосмотре водитель заплатит 3 тысячи рублей, должностное лицо — 5 тысяч рублей, компания — 30 тысяч рублей. Аналогичные штрафы выписаны за пропуск техосмотра перед рейсом.

В случае установления отсутствия медосмотра водителя перед началом смены должностное лицо может быть оштрафовано на 15–25 тыс. рублей, ИП — на 15–25 тыс. рублей, компанию — на 110–130 тыс. рублей.

В течение месяца с момента вынесения постановления возможно оплатить все штрафы со скидкой 25%.