Каждый водитель, занимающийся грузоперевозой или пассажирскими перевозками, обязан иметь путевой лист. Давайте разберемся, зачем необходим этот документ и как его корректно заполнить.
Что такое путевой лист
Путевой лист — обязательный документ, необходимый для выезда перевозчика в рейс. Его составляют перед каждой поездкой, и он сопровождает водителя на всем протяжении маршрута. В путевом листе указывают показания спидометра, точный маршрут движения, расход топлива и другие сведения.
Этот документ подтверждает прохождение автомобилем технического осмотра перед выездом, а водителя — медицинского освидетельствования. Для разных видов перевозок (грузовых, пассажирских, специальных) предусмотрены отдельные формы путевых листов. Все это необходимо для обеспечения прозрачного учета работы транспорта и водителей.
Для кого и с какой целью требуется путевой лист?
Оформление путевых листов необходимо организациям, индивидуальным предпринимателям и самозанятым лицам, использующим транспорт в коммерческих или служебных целях. Это правило установлено Федеральным законом № 259-ФЗ и Налоговым кодексом РФ. Регламент распространяется на весь коммерческий транспорт, независимо от того, перевозит ли он пассажиров или грузы.
После окончания полета путевые листы направляются в бухгалтерию для обработки и сохранения. Законодательство предписывает хранить их пять лет, при условии, что за этот период проводилась проверка компании. В отсутствие проверок документы хранятся бессрочно.
Путевой лист позволяет:
- Оценить состояние машины до поездки.
- внести результаты медосмотров водителя;
- контролировать расход топлива;
- подтверждать законность перевозок;
- рассчитать зарплату водителя.
Виды путевого листа
Формат путевого листа может варьироваться.
- Бумажный. Заполните шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование карандаша запрещено. При обнаружении ошибок в бумажном путевом листе оформьте новый бланк, так как исправления запрещены. Все подписи ставятся от руки. Документ должен содержать марку и государственный номер транспортного средства, информацию о водителе, результат медосмотра, маршрут, показания одометра и расход топлива.
- Электронный. Ведется оформление в программе для учета, способной работать с электронными таблицами, например, 1С или СБИС. Электронный формат сохраняет те же сведения, что и бумажный аналог. Информация из электронных путевых листов автоматически передается в бухгалтерские и налоговые системы. Основные плюсы электронного формата — исключение ошибок при ручном вводе и отказ от хранения бумажных документов.
Образцы путевого листа в 2025-м
При составлении путевого листа необходимо учитывать вид транспортного средства и суть выполняемых перевозок. Вся информация должна быть записана разборчиво без исправлений, обязательно указывая дату и время рейса. Заполнение для разных видов транспорта имеет свои нюансы.
Грузовой автомобиль
Путевой лист необходимо заполнить информацией о грузе. При транспортировке обычных грузов обязательно указывать наименование, вес и пункты погрузки/разгрузки. При перевозке опасных грузов дополнительно прописывается номер аварийной карточки, код экстренных мер, особые условия транспортировки и допуск водителя к перевозке опасных веществ. Для рефрижераторных перевозок указывается температурный режим.
Легковой автомобиль
Для коммерческого использования легковых автомобилей путевой лист должен содержать марку и государственный номер машины, сведения о водителе, показания одометра при начале и конце поездки. Особое внимание уделяется учету расхода топлива: вносится информация о заправках, остатке горючего в баке и общем пробеге за смену.
Автобус
При составлении путевого листа автобуса указывают маршрут с перечнем остановок, а также точное время прибытия и отправления. В документе отражены сведения о прохождении водителем предрейсового медосмотра. Перед выездом в листе отмечается исправность дверей, ступеней, поручней и других систем, важных для безопасности пассажиров.
При транспортировке детей к обычным остановкам добавляется список учеников с указанием сопровождающих, точное время и места посадки/высадки, а также отметка о прохождении обязательного инструктажа по безопасности. В междугородних рейсах указывают номер разрешения на перевозку.
Специализированная техника (краны, эвакуаторы, машины для строительства).
В документе на спецтехнику помимо данных о ТС, водителе, маршруте, расходе топлива и отметке о медосмотрах указывают часы работы оборудования и виды выполненных операций. Для техники с крановыми установками дополнительно фиксируют грузоподъемность и характер грузозахватных операций. Международные перевозки требуют указания номеров таможенных документов.
Кто заполняет путевой лист
Диспетчер или логист вносит информацию о маршруте, задании на рейс, времени выезда/возвращения и норме расхода топлива в путевой лист. Водитель проверяет данные, подписывает документ и фиксирует фактические показатели пробега и ГСМ. Медработник (при наличии) отмечает прохождение предрейсового осмотра. Механик указывает техническое состояние авто при необходимости. Бухгалтерия принимает и хранит документы. В небольших организациях все функции может выполнять один человек: руководитель, водитель или назначенный сотрудник.
Срок действия путевого листа
Путевой лист составляется каждый рабочий день или при каждой поездке транспортного средства. Действует документ в течение одного рабочего дня или смены водителя. При междугородних перевозках, занимающих несколько дней, путевой лист оформляется на весь срок поездки, но не более чем на тридцать дней.
Каждый вид транспорта имеет свои собственные правила.
- Для таксомоторов и легковых автомобилей нужно оформлять каждый день.
- для грузовиков — на каждый рейс;
- Для каждого маршрута — отдельный лист.
- для спецтехники — на время выполнения работ.
Путевой лист применяется только на одном рейсе или рабочем смене. По окончании поездки документ прекращает своё действие, и для последующего маршрута требуется новый путевой лист.
Штраф за отсутствие путевого листа
Отсутствие путевого листа приводит к штрафам для всех участвующих в процессе лиц. Водитель получит предупреждение или штраф 500 рублей по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ. Служащие (например, бухгалтер) уплатят от 5 до 10 тысяч рублей, а компании или индивидуальные предприниматели — до 30 тысяч рублей.
За отдельные нарушения в путевом листе предусмотрены санкции. Например, за отсутствие отметки о медосмотре водитель заплатит 3 тысячи рублей, должностное лицо — 5 тысяч рублей, компания — 30 тысяч рублей. Аналогичные штрафы выписаны за пропуск техосмотра перед рейсом.
В случае установления отсутствия медосмотра водителя перед началом смены должностное лицо может быть оштрафовано на 15–25 тыс. рублей, ИП — на 15–25 тыс. рублей, компанию — на 110–130 тыс. рублей.
В течение месяца с момента вынесения постановления возможно оплатить все штрафы со скидкой 25%.